Wat te doen als uw klant nalatig is met betalen?

Als hovenier hebt u niet altijd alles in eigen hand. U hebt altijd te maken met verschillende factoren. Denk maar eens aan uw personeel, uw klant, het weer of het materiaal wat u gebruikt. Het is belangrijk om zoveel mogelijk dicht te timmeren zodat u nooit voor verrassende zaken komt te staan. In dit artikel gaan bespreken wij hoe u uw afspraken vastlegt met uw klant zodat u geen last hebt van niet betalende klanten.

Het doen van zaken is voor elke onderneming erg belangrijk. Dit zorgt voor een geldstroom waardoor u uw personeel, materiaal, verzekeringen en allerlei andere kosten kunt betalen. Naast het dekken van u kosten is het belangrijk om marge in te bouwen voor de uiteindelijke winst.

Maar hoe is het om zaken met uw klanten te doen zonder daar geld voor te ontvangen? Dat lijkt heel onwaarschijnlijk maar het gebeurd erg vaak.  Dit heeft niets te maken met hoveniersbedrijven die dol zijn op vrijwilligerswerk.  Het heeft te maken met klanten die afzien van betalingen.

Hoe kan ik voorkomen dat mijn klanten niet betalen?

Opdrachten ontvangen kunt opdelen in verschillende fasen:

  1. U ontvangt als hoveniersbedrijf een aanvraag
  2. U legt contact met de klant en inventariseert de wensen van de klant
  3. U mag een offerte uitbrengen
  4. Klant gaat akkoord met de offerte
  5. U zet de afspraken op papier en laat deze onderteken door de klant
  6. U plant de opdracht samen met uw klant in

Veel van deze punten zullen u bekend voorkomen. Echter wat opvalt is dat punt 5, het op papier zetten van afspraken vaak wordt nagelaten. Maar ook het uitbrengen van een goede volledige offerte wordt vaak nagelaten. We vertrouwen vaak op blauwe ogen, blonde haren of een op het oog aardige klant.

Negen van de tien keer is dat een prima basis om zaken te doen. Maar die ene keer dat het geen goede basis blijkt kost het u geld. Want u hebt personeel ingezet, materiaal ingekocht en mogelijk andere opdrachten afgewezen in verband met weinig tijd. Voor al deze investeringen krijgt u niets. Of te wel, het kost u flink geld!

hoe voorkom ik niet betalende klanten

Moet ik alle afspraken met mijn klanten op papier zetten?

Veel gehoorde termen als je begint over juridische documenten en afspraken op papier zetten zijn:

  • Mijn klanten zitten hier niet op te wachten
  • Zo groot hoveniersbedrijf heb ik niet
  • Ik heb het nog nooit gehad
  • Mijn klanten betalen wel
  • Ach, dat is risico van het vak

Uiteindelijk termen waar niemand wat aan heeft. Want als uw klant er niet op zit te wachten, dan vraag ik mij gelijk af, waarom niet? Het is toch niet erg op de gemaakte afspraken op papier te zetten. Uw klant en u staan er toch voor de volle 100% achter? Maar ook de term, ik heb het nog nooit gehad. Wij willen u bij deze oprecht feliciteren. Want dat betekent dat u tot op heden altijd goedwillende klanten hebt gehad en dat het u nog geen cent heeft gekost. Daarbij is het voor u nu nog de kans om ervoor te zorgen dat het u nooit geen geld gaat kosten. Vaak gaan ondernemers pas handelen wanneer zich iets heeft voorgedaan. Maar waarom zou u het niet voorzijn na het lezen van dit artikel?

Het hebben van goede juridische documenten beperkt u ondernemersrisico enorm in. Denk hierbij aan documenten als:

  • Offerte
  • Contracten
  • Algemene voorwaarden
  • Facturen en aanmaningen

Deze documenten zijn de fundering van uw hoveniersbedrijf. Het niet goed op orde hebben van deze documenten is te vergelijken als bouwen op los zand. U bent als ondernemer verantwoordelijk voor de afspraken die u gemaakt hebt. Het is daarom belangrijk om de punten die u belangrijk vind op te nemen in de bovenstaande documenten. Wat dat betreft bent u zo vrij als een vogel: u kunt elk bedenkbare afspraak waar u iets waardevols inziet op papier zetten. U moet vervolgens overeenstemming zien te vinden met uw klant en u kunt beginnen met waar u goed in bent namelijk een tuin aanlegen of onderhouden.

Geen enkele opdracht en dus ook overeenkomst is hetzelfde. Hoe specifiek of algemeen u uw afspraken op papier zet is afhankelijk van uw werk en/of diensten die u levert. Zo maakt u als hovenier bijvoorbeeld andere afspraken met Wildkamp dan met uw klanten.

Een goed of slecht bestaat niet in deze. Goed is wel om de afspraken die u wenst duidelijk te vermelden. Het is handig om te werken met een bepaald basisdocument, zo hoeft u maar één keer flink na te denken over wat u graag zien wilt. En vergeet u de volgende keer niets.

Waar moet er in een contract of overeenkomst staan?

Een contract kan ook mondeling worden afgesloten. Dat wil zeggen dat als uw klant akkoord gaat met de door u opgenoemde afspraken dat deze rechtsgeldig is. Wat het echter lastig maakt is om te bewijzen dat u deze afspraken gemaakt hebt. Het is daarom raadzaam om de afspraken op papier vast te leggen en deze door beide partijen te laten ondertekenen.

Wat er in het contract staat is afhankelijk van de klus, het product of uw dienst. Voorbeelden afspraken die vaak in een contract staan zijn:

  • Identiteit van beide partijen (wie is de opdrachtgever en wie de opdrachtnemer)
  • Wat gaat u bij uw klant gaat doen/leveren?
  • Binnen welke termijn gaat u uw product of dienst leveren?
  • Afspraken over vergoeding en betalingsvoorwaarden
  • Hoe gaat u om met meerwerk? Zijn deze kosten voor u zelf of berekend u deze door.
  • Het vastleggen van eventueel auteursrecht (voorbeeld: u hebt een mooi 3D tuinontwerp voor uw klant gemaakt. Is dit ontwerp nu van uw klant of van u?)
  • Eventuele sancties bij het niet nakomen van gemaakte afspraken (voorbeeld: afspraak is dat er een aanbetaling wordt gedaan halverwege de klus. Deze wordt echter niet nagekomen. U zet als sanctie in het contract: dat u de werkzaamheden dan tijdelijk stoppen kunt
  • Kwaliteit en kwantiteit van de levering
  • Hoe worden eventuele geschillen opgelost
  • Rechtskeuze

Deze keuzes kunnen ook worden opgenomen in de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn regels die voor zowel de opdrachtnemer en gever gelden. Het zijn regels over bijvoorbeeld:

  • Rente
  • Geschillen
  • Incassokosten
  • Garantie
  • Transport
  • Levertijd
  • Betaling

Je kunt pas een beroep op de algemene voorwaarden doen zodra beide partijen hebben ingestemd over de voorwaarden die daar in vermeldt staan. Dit kun je doen door in  het contract/overeenkomst nadrukkelijk te noemen dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Vaak zie je dat er wordt doorverwezen naar een bijlage. Stuur deze met de overeenkomst mee en zorg ervoor dat u en de opdrachtgever de voorwaarden ondertekenen.

TIP: Publiceer de algemene voorwaarden op uw site en deponeer de algemene voorwaarden ook bij de Kamer van Koophandel,

Wat moet er op een factuur staan?

Het sturen van een factuur is meer dan alleen een brief met een bedrag erop. Een goede factuur kent een bepaalde basis:

  • Uw Bedrijfsnaam en adres
  • BTW nummer
  • KvK-nummer
  • Rekeningnummer
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Naam en adres van afnemer
  • Leveringsdatum van product en/of dienst
  • Hoeveelheid en omschrijving van geleverde product en/of dienst
  • Omvang en soort geleverde deinst
  • Het bedrag exclusief BTW
  • Het BTW tarief
  • Het BTW bedrag
  • Betalingstermijn

Onderzoek uw nieuwe relaties

Voordat u met een nieuwe klant in zee gaat, doet u er goed aan deze kritisch te bekijken.

  • Wat is zijn rechtsvorm (eenmanszaak, v.o.f., B.V. enz.)?
  • Hoe staat het met zijn moraliteit en solvabiliteit?
  • Welke mensen zitten er achter en hoe staan deze bekend?
  • Vaar nooit blind op de eventueel aangevraagde kredietinformatie en houd altijd zelf de vinger aan de pols.

Kredietinformaties zijn meestal achterhaald en gebaseerd op jaarrapporten uit het verleden. Vraag je ook af, waarom deze klant nu ineens bij u koopt, terwijl hij in het verleden altijd bij uw collega/concurrent kocht. Pas zeker op voor malafide buitenlandse vennootschappen (limiteds) of dubieuze stichtingen. Wij krijgen regelmatig vorderingen ter incasso op debiteuren over wie de leverancier toch nog kort daarvoor een redelijke verhaals informatie heeft ontvangen

Incasseren is belangrijk

Het incasseren van uitstaande rekeningen is een uiterst belangrijke zaak en uw credit- manager/debiteurenbewaker is in feite net zo belangrijk als uw commerciële afdeling/verkoper. Er is immers pas iets verdiend als uw afnemer heeft betaald en dat begint eigenlijk al voor de levering.

Mijn klant betaalt de factuur niet!

Tegenwoordig zie je steeds meer facturen digitaal verstuurd worden. Dit bevordert de snelheid van betaling en daarbij scheelt het papier waardoor u bijdraagt aan het milieu. Een goede tip is wel om de factuur te versturen in een PDF bestand. U voorkomt hiermee dat de klant eventuele wijzigingen kan toepassen.

De factuur is verstuurd met alle afspraken erop, echter blijft de betaling uit. Wat moet u nu doen? Zorg ervoor dat u het initiatief pakt. Zoek contact met uw klant en ga in gesprek. Alleen op die manier komt u erachter waarom er niet betaald wordt. Is het onmacht in het spel, is de klant het oneens met het geleverde product/dienst, heeft de klant geen geld of is er sprake van onwil? Als u op de hoogte bent van deze informatie kunt u een keuze maken in uw vervolgstap.

Correct factureren en herinneren

De leverancier dient tijdig en juist te factureren en de debiteur direct na de vervaldag aan te manen. Als ook de herinnering geen resultaat oplevert, probeer dan zo snel mogelijk contact met de klant te krijgen en te informeren naar de reden van de te late betaling. Het kan zijn dat uw vordering betwist wordt. Dat moet zo snel mogelijk worden opgelost om onnodig lange correspondentie en procedures te voorkomen.

Het bewaken van betalingstermijnen is een zaak waarbij veel accuratesse en discipline is vereist. Gelukkig betalen de meeste afnemers snel; dat kan hun korting opleveren. Maar toch zijn er ook velen die wachten op de lste of 2de betalingsherinnering en de leverancier als kredietverlener (2de bank) beschouwen.

Herinnering

Als u de administratie goed op orde hebt, hebt u ook goed inzicht in uw debiteuren. Met een goed debiteurenbeleid zal de lijst met lang durende openstaande rekeningen in korte tijd afnemen. Stuur daarom een paar dagen na de betalingstermijn een betalingsherinnering. Op deze manier ziet de klant dat u er serieus mee bezig bent en dat u er geen gras over laat groeien.

Ook is het zaak voorspelbaarheid te voorkomen. Indien uw afnemer gewend is meerdere herinneringen te krijgen, zal hij daarop wachten voordat hij de nota voldoet. Laat u door uw afnemers niet aan het lijntje houden.

Stuurt u na de late aanmaning en het eventuele vergeefse contact met uw debiteur nog een laatste herinnering. Daarin kunt u erop wijzen dat u de vordering ter incasso uit handen geeft als u binnen een nader bepaalde termijn geen betaling ontvangt en dat de daaraan verbonden kosten op de debiteur zullen worden verhaald en dat hij ook rente zal moeten, voldoen wegens niet tijdige betaling.

Het is belangrijk om in uw herinnering te verwijzen naar de gemaakte afspraken. Verder is het belangrijk om duidelijk uw nieuwe betalingstermijn te benoemen. Mijn advies is om loze dreigementen achterwege te laten, dat kan de klant in het verkeerde keelgat schieten. Zeker bij een eerste herinnering waarbij de kans groot is dat het per ongeluk tot stand is gekomen.

Mocht  de tweede betalingstermijn ook verstreken zijn verstuur uw klant dan een:

  • Sommatie: Een sommatie is platgezegd een laatste mogelijkheid tot betaling. Wanneer ook hier niet aan voldaan wordt dan wordt verschuldigde vordering aan de rechter voorgelegd.
  • Ingebrekestelling: Een ingebrekestelling is een officiële brief waarin de geadresseerde wordt verzocht om binnen een bepaald termijn een verplichting dient na te komen.

Geef geen lang uitstel en wacht niet te lang met het uit handen geven van vorderingen. DIE HET EERST KOMT, HET EERST MAALT, geldt meestal in de incassowereld, want u bent zeker niet de enige bij wie uw afnemer in het krijt staat. Mocht u de betaling nu nog niet ontvangen hebben. Geef dan de zaak uit handen aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat. 

TIP: stuur de sommatie zowel per standaard post als per aangetekende post. Dan is het voor de klant heel lastig om te beweren dat het niet op hoogte was. 

klant betaalt factuur niet

 

Ik heb consumenten als klant!

Hebt u consumenten als klant dan hebt u verplicht om een zogenaamde 14 dagen brief of aanmaning op te stellen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. De 14 dagen brief kent een afkorting en wel: WIK. WIK staat voor ‘wet incassokosten.’

Het doel van de WIK regeling was het kunnen hanteren van een simpele en transparante regeling voor de buitengerechtelijke kosten.

Als de klant binnen de genoemde 14 dagen (als het voor de rechter komt hebben ze het over 16 dagen aangezien er voor verzending ook tijd gerekend wordt) nog niet betaald heeft is hij incassokosten verschuldigd. Incassokosten zijn voor u eigenlijk een soort van onkostenvergoeding of schadevergoeding.

Na de termijn van 14 dagen mag u als bedrijf de vordering uit handen geven aan een incassobureau.

Tips voor opstellen van een 14 dagen brief!

  • Wijs de klant er duidelijk op dat de klant niet op tijd betaald heeft
  • Vermeldt heel erg duidelijk wat de bijkomende kosten zijn. Maar benoem ook de totale kosten
  • Bereken de incassokosten over de kale hoofdsom. Houdt dus geen rekening met eventuele rente.
  • Vermeld de gevolgen als er wederom sprake is van verzuim
  • Het noemen van het juiste rekeningnummer + betalingskenmerk is erg belangrijk
  • Zet op de brief dat de klant ‘binnen 15 dagen na dagtekening of binnen 14 dagen na het ontvangen van de brief’ de betaling in orde dient te maken
  • Vermeld uw naam en telefoonnummer waar de klant terecht kan met vragen
  • Zet in de brief dat als de klant het niet eens is met de betaling dat het een verweer kan indienen binnen de termijn van 14 dagen
  • Benadruk aan het einde van brief nogmaals dat het de laatste sommatie betreft (nu nog zonder bijkomende kosten)
  • Een daadkrachtige opvolging is belangrijk als de klant ook na deze 14 dagen niets van zich laten horen.

TIP: bewaar alle documenten als herinnering, sommaties, facturen enzovoorts. Mocht het op een rechtszaak uitdraaien hebt u extra daadkracht.

Voorbeeldbrief 14 dagen aanmaning

 

De heer H. HOVENIER
Voordeelstraat 1
0000 XX  Hoogeveen

PLAATS, DATUM.

Geachte heer/mevrouw,

Uit onze administratie blijkt dat de factuur d.d. DATUM ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is.

Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag groot € BEDRAG binnen veertien dagen aanvangende de dag na deze aanmaning over te maken op rekeningnummer 1234.56.789 onder vermelding van het factuurnummer.

Bij gebreke van tijdige betaling zien wij ons genoodzaakt u buitengerechtelijke incassokosten ter hoogte van € BEDRAG in rekening te brengen.

Indien uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze aanmaning als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

K. Karelsen
Brinkstraat 36-38
7901 LA in Hoogeveen

0528-344729

Schakel professionele hulp in

Schakel tijdig een deskundig incasso- intermediair in: een gerechtsdeurwaarder, advocaat of erkend incassobureau. U heeft daarbij keuze genoeg, maar zorg er in ieder geval voor, dat u bij een gespecialiseerd, goed, snel en correct werkend kantoor terechtkomt.

Incasseren is een vak en hiervoor heeft men gedegen juridische kennis, goede medewerkers en een goed administratief apparaat nodig. Er zijn de laatste jaren nogal wat dubieuze incassobureaus opgedoken, die ook weer verdwijnen en met hen de geïncasseerde gelden. Vertrouw uw zaken uitsluitend toe aan een te goeder naam en faam bekend staand incasso- intermediair. Deze zal uw debiteuren zodanig moeten benaderen, dat deze alsnog op korte termijn tot betaling overgaan.

Wees nooit bevreesd dat u uw klant zult verliezen als u de vordering uit handen geeft. Laat u ook niets wijsmaken door bureaus die schermen met een klantvriendelijke benadering. Want hoe sneller uw vordering geïncasseerd is, hoe sneller uw debiteur/afnemer u weer begroet en ook weer tracht met u tot zaken te komen. Zo lang de klant nog bij u in het krijt staat, zal hij u ontwijken en bij de concurrent zijn aankopen doen.

 

Verwante informatie 

Smit en Legebeke

smit en legebeke

Lees meer: over Smit en Legebeke

Uurtarief

Lees meer: uurtarief opbouwen

Seizoenswerk

seizoenswerk

Lees meer: seizoenswerk als hoveniersbedrijf

inkoopgilde

Advies + begeleiding en geld besparen voor hoveniers

De advocaten van Abma Schreurs pakken de incasso van jouw facturen professioneel en efficiënt op. Hierbij leggen wij de focus op snelle betaling en behoud van de goede relatie met jouw klanten. Dit doen wij op basis van heldere tariefafspraken vooraf, zodat duidelijk is waar je aan toe bent en wat de kosten van onze werkzaamheden zijn. Vaak kunnen de kosten worden verhaald op de debiteur! Profiteren van de aantrekkelijke prijsafspraken die gemaakt zijn met Abma Schreurs?

Abma Schreurs diensten in:

  • Groningen
  • Friesland
  • Drenthe
  • Noord-Holland
  • Overijssel
  • Flevoland
  • Utrecht
  • Zuid-Holland
  • Noord-Brabant
  • Zeeland
  • Limburg
  • Gelderland

Besparen op incasso kosten

De gemiddelde besparing van leden op diensten verlening van Abma Schreurs is: 10%


   


contact-inkoopgilde

Chatbericht

Suggesties, vragen of advies? Stuur ons gerust een chat bericht. Zie rechtsonder.
 

Facebook messenger

Suggesties, vragen of advies? Stuur ons gerust een bericht via Facebook Messenger!